В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Экспорт и импорт контактов
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов
Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Outlook 2013, 2016
- Перейдите к вкладке «Файл».
Открываем вкладку «Файл» - Выберите блок «Открыть и экспортировать».
Выбираем блок «Открыть и экспортировать» - Запустите команду «Импорт и экспорт».
Запускаем команду «Импорт и экспорт» - Выберите один из вариантов: экспорт в файл — создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.
Выбираем тип экспорта - Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».
Выбираем формат «Значение, разделённое запятыми» - Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.
Указываем путь для сохраняемого файла - Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.
Называем файл с контактами - Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.
Дожидаемся окончания экспорта контактов - Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.
Открываем файл с экспортированными контактами
Outlook 2010
- Разверните меню «Файл».
Разворачиваем пункт «Файл» - Перейдите к подпункту «Параметры».
Кликаем на подпункт «Параметры» - В появившемся окне выберите параметр «Дополнительно».
Выбираем параметр «Дополнительно» - В блоке «Экспорт» нажмите кнопку «Экспортировать».
Нажимаем кнопку «Экспортировать» - Повторите шаги 5–9 из предыдущей инструкции.
Выбираем тип экспорта, формат «Значение, разделённое запятыми», прописываем путь для сохранения файла и экспортируем контакты
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Разворачиваем раздел «Файл» - Запустите пункт «Импорт и экспорт».
Запускаем пункт «Импорт и экспорт» - Произведите экспорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.
Выбираем параметры экспорта, раздел для сохранения файла и экспортируем контакты из Outlook 2007
Импорт контактов
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Читайте так же: Как блокировать рекламу на сайтах в интернете?
Outlook 2013, 2016
- Откройте вкладку «Файл».
Открываем раздел «Файл» - Перейдите к блоку «Открыть и экспортировать».
Переходим к блоку «Открыть и экспортировать» - Нажмите на кнопку «Импорт и экспорт».
Используем кнопку «Импорт и экспорт» - Выберите один из вариантов импорта. Какой из них использовать, зависит от того, откуда вы пытаетесь импортировать контакты.
Выбираем тип импорта - В типе файла укажите «Значения, разделённые запятыми».
Выбираем формат «Значения, разделённые запятыми» - Пропишите путь до файла. В параметрах операции выберите, что делать с дубликатами контактов: заменять, создавать или не импортировать.
Указываем путь до файла с импортируемыми контактами - Определите, в какой раздел будут сохранены импортируемые контакты.
Выбираем, куда импортировать контакты - Подтвердите импорт, нажав кнопку «Готово».
Нажимаем кнопку «Готово» - Чтобы убедиться в том, что все контакты были перенесены верно, нажмите на иконку «Люди» и просмотрите их.
Проверяем контакты в разделе «Люди»
Outlook 2010
- Разверните меню «Файл».
Разворачиваем вкладку «Файл» - Перейдите к пункту «Открыть».
Нажимаем на раздел «Открыть» - Нажмите кнопку «Импорт».
Кликаем по кнопке «Импорт» - Выберите способ импорта контактов и путь до сохранённого файла (см. пункты 5–8 из инструкции выше).
Настраиваем параметры импорта контактов, прописываем путь до файла и указываем, что делать с дубликатами - Установите фильтры, если это необходимо.
Устанавливаем фильтры - Дождитесь, пока программа автоматически импортирует все контакты. Чтобы проверить результат, перейдите в раздел «Контакты» из главного меню.
Переходим в раздел «Контакты» для проверки результатов
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».
Переходим в меню «Файл» - Выберите пункт «Импорт и экспорт».
Выбираем пункт «Импорт и экспорт» - Произведите импорт контактов аналогично инструкции для других версий Outlook.
Выбираем параметры, прописываем путь и завершаем импорт контактов
Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook
Где расположена адресная книга Outlook
Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Users\имя_пользователя\Documents\Файлы Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Мои документы\Файлы Outlook;
- C:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook;
- C:\Documents and Settings.
Читайте так же: Как отключить некоторые ненужные службы Windows 10
Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.
Создание адресной книги
Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.
Outlook 2010, 2013, 2016
- Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.
Переходим во вкладку «Люди» - Находясь на главной странице, разверните раздел «Мои контакты» и выберите в нём подраздел «Контакты». Нажмите кнопку «Создать группу контактов». Назовите создаваемую группу.
Создаём новую группу контактов - Кликните по созданной группе правой кнопкой мыши и нажмите на «Свойства».
Открываем свойства группы контактов в Outlook - В открывшемся окошке перейдите к вкладке «Адресная книга Outlook».
Переходим к разделу «Адресная книга Outlook» - Включите функцию «Показать эту папку как адресную книгу».
Включаем функцию «Показать эту папку как адресную книгу» - Кликните по кнопке «Применить», чтобы изменения вступили в силу.
Нажимаем кнопку «Применить»
Outlook 2007
- В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис» - Выберите пункт «Настройка учётных записей».
Выбираем пункт «Настройка учётных записей» - Перейдите к вкладке «Адресная книга».
Переходим к вкладке «Адресная книга» - Нажмите кнопку «Создать» и используйте инструкции, появившиеся на экране.
Создаём адресную книгу
Добавление контактов
Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.
- Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Переходим к вкладке «Люди» или «Контакты» - Нажмите кнопку «Создать контакт».
Нажимаем кнопку «Создать контакт» - Заполните все необходимые поля: имя, фамилия, адрес, электронная почта, номер телефона, личная информация и т. д.
Добавляем информацию о контакте - Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» для внесения контакта в адресную книгу.
Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» - Готово, контакт добавлен.
Контакт отображается в списке контактов
Добавление контакта из сообщения электронной почты
Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».
Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.
Microsoft
https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690
Создание группы контактов
Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.
Читайте так же: Как создать образ диска
Outlook 2010, 2013, 2016
- Перейдите к разделу «Люди».
Выбираем вкладку «Люди» - Выберите подраздел «Контакты» из раздела «Мои контакты». Кликните на «Создать группу контактов». Присвойте имя создаваемой группе и внесите информацию.
Создаём группу контактов
Outlook 2007
- Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».
Нажимаем кнопку «Создать список рассылок» - Укажите имя группы и необходимое описание. Перенесите контакты из общего списка в группу.
Указываем информацию о группе контактов в Outlook 2007
Удаление контактов
Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:
- Перейдите к разделу «Люди» или «Контакты».
Выбираем блок контактов - В общем списке найдите необходимый контакт, выделите его и нажмите кнопку Delete на клавиатуре.
Удаляем контакт из списка
Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.
