Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!
В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.
Блок-схемы знакомы всем, кто так или иначе связан с построением схемы бизнес-процессов или с программированием. В этих случаях это буквально неизбежный инструмент, без которого ничего сделать не получится вовсе. Ведь если над вопросом работает сразу несколько специалистов, им нужно иметь возможность обобщать всё в единый алгоритм. Если подобная информация пишется сплошным текстом, то разобраться в ней будет очень сложно.
Схемы можно рисовать самым разным образом. Если схема должна описывать бизнес-процесс, то такую схему принято рисовать определённым образом. Способ её отображения называют нотациями. Тут мы встречаем новое понятие, которое называется нотация бизнес-процессов. В конечно счёте, нотация — это некоторый гост или стиль записи, которого придерживаются для того, чтобы легче понимать друг друга. Нотаций существует несколько. Про это мы рассказывали в статье на нашем канале дзен. Там мы разобрали четыре основных типа нотаций. Соответственно, одним из первых моментов, которые нужно знать для правильного составления схемы — это нотации или условные обозначения. Это первое, что нужно уяснить. Но пожалуй, перейдем к поэтапной методике разработки любой схемы.
Шаг 1. Осознание информации
Прежде, чем сделать схему, конечно же следует понять и осознать то, что нужно отобразить на этой схеме и навести порядок в собственной голове. Удивительно, но иногда человек пытается нарисовать схему не понимая, что именно он пытается нарисовать. Отсутствие слаженной связи информации в голове не позволяет изобразить это виде связанного набора данных.
Соответственно, первым делом следует разобраться с тем, понимаем ли мы что вообще происходит в процессе, который пытаемся изобразить или нет. Нужно четко разбираться в вопросе и видеть основную логику процесса. Причем, речь идёт как о разработке нового процесса или схемы, так и при описании существующих.
Шаг 2. Научитесь видеть самое важное
Когда есть общее понимание происходящего и мы знаем, что не тыкаем пальцем в небо, а разбираемся в какой-то слаженной системе, следует научиться выделять самое главное. Логика тут простая. Сначала нужно нарисовать или описать «хребет» происходящего, а потом обвешать его дополнительными вспомогательными данными.
Это чем-то напоминает строительство каркасного дома. Сначала строится каркас из бруса, а потом его обивают досками или утепляют.
В случае, если мы описываем бизнес-процесс, то логика такая же. Каждый бизнес держится на каком-то ключевом процессе, а дальше на него, как на дереве ветки, навешиваются самые разные процессы. Скажем, если изобразить самую простую логику бизнеса по перепродажам, то главный процесс будет очень простым: Приобретение у поставщика — перепродажа — получение прибыли. Но если вы только взглянете на бизнес-схему одной только кассы такого магазина, то глаза вылезут на лоб.
Подобная картина характерна и для разработки программного обеспечения. В сфере софтостроения тоже часто применяются блок-схемы. Там тоже происходит подобная модификация. Берется базовый процесс, а потом обвешивается вспомогательными цепочками. Например, если рассмотреть блок-схему работы самой обычной почтовой программы, то она тоже будет очень простой: Нажать на кнопку — отправить письмо — прислать уведомление о доставке.
Но очевидно, что с такой простенькой схемкой ни одно приложение работать не будет. Поэтому, ту же процедуру нажатия на кнопку нужно значительно развернуть. В реальности это было бы примерно так: Выдать уведомление — получить ответ от пользователя — сгруппировать данные для отправки в единый массив — занести их в рабочий буфер временной памяти — соединиться с сервером — получиться уведомление от сервера о соединении — начать передачу данных — уведомить пользователя — обозначить процедуру как «успешно». Это только частичная расшифровка одной из стадий расшифровки.
Шаг 3. Изучить условные обозначения
Условные обозначения или нотации — это как язык общения между людьми. Для того, чтобы понимать друг друга, нужно говорить на одном языке. Собственно говоря, так и появилась необходимость каким-либо образом стандартизировать варианты записи схем. Как и в языках, на которых общаются люди, в блок-схемах есть правила и общая логика изложения. Для всех типов блок-схем существует свод своих требований. Это касается и бизнеса и программирования, и прочих сфер, где возможно встретить схемы как таковые.
В общем-то, обозначения ни на что не влияют. Можно выбрать самые разные нотации, но самое важное, что здесь стоит отметить — возможность понимать друг друга. Обычно перед реализацией проекта или заказчик сам говорит, что работаем в такой-то нотации, или она выбирается произвольно исходя из «набитости» руки специалистов, которые будут с этим работать.
Шаг 4. Выбор рабочего инструмента
Когда известны все обозначенные моменты и ясно, что именно нужно описать, следует выбрать рабочий инструмент. Схему можно рисовать и на бумаге ручкой, но гораздо проще использовать какие-то современные электронные инструменты.
В зависимости от сложности задачи можно использовать самые разные приложения, но, исходя из нашего опыта, хорошо себя зарекомендовали для решения самых разных задач приложения Visio и Draw.io
Одно из них входит в состав программного продукта Office, является платным и в общем-то, ничем особенно примечательным не отличается. Речь идёт про Visio. Все основные функции там есть. Нарисовать схему практически любой сложности вполне возможно и даже относительно удобно.
А вот второе, которое мы постоянно сами используем в своей работе, выгодно отличается.
Это приложение draw.io. Адрес программы в интернете вот тут. Оно снабжено удобными интеграциями буквально со всеми существующими и, наверное, даже не существующими сервисами. Распространяется бесплатно, очень хорошо дружит с сервисами от google и позволяет строить буквально любые схемы. Работать можно как в режиме он-лайн, так и скачать программу на свой компьютер или мобильный.
Обладая таким инструментарием, вполне можно справиться с самыми разными задачами и нарисовать даже самые сложные блок схемы как бизнес-процессов, так и логику работы будущей программы.
Шаг 5. Знать основные правила построения блок-схем
Для удобства полезно знать несколько полезных советов или негласных логичных правил, которые позволят строить поэтапную блок-схему.
- Обязательно в схеме должно присутствовать два блока – это «Начало» и «Конец». Очевидно, что у любого алгоритма или бизнес-процесса может быть только одно начало или только один конец.
- Начальный блок связывается с конечным посредством линий связи, которые могут быть дополнены различными промежуточными операциями. Из всех блоков, кроме конечного, должны выходить линии потока.
- Все блоки удобно пронумеровывать. Так легче ориентироваться и вам при разборе схемы, и тому, кто пытается осмыслить полученный вами результат.
- Не секрет, что линии делятся на входящие и выходящие. Если блоки не начальные или конечные, или концевые для конкретной ветки, то одна и та же линия является для одного блока выходящей, а для другого входящей.
- Допускается наличие разрывов в линиях потока. Это обычное дело! Ведь у каждого ответвления рано или поздно происходит логическое завершение.
- Логика процесса может быть линейная, разветвляющаяся или циклическая. Предположительно, тут вопрос появиться не должно 🙂 Если блоки на прямой линии — это линейный вариант. Если на схеме есть разветвления — то схема разветвляющаяся (всегда реальная схема такая). Циклическая — для программиста обычное дело, а вот для бизнес-аналитика более редкая. Скажем, заправка автомобиля перед каждым рейсом — это циклическая операция.
Шаг 6. Проработка существующей схемы процесса «от» и «до»
Когда схема нарисована, нужно проверить, соблюдается ли логика и действительно ли по разработанной схеме можно сделать хоть что-то? Если это так, то с задачей мы справились. Но если схема получилась с ошибками и логика прорисовки нарушена, то это будет видно и получится внести изменения.
Сделать, в общем-то, это совсем не сложно. Нужно поставить себя на место того, кто будет читать разработанную схему и проанализировать, можно ли там что-то понять, если ты не знаешь суть происходящего. Часто рекомендуют представить, что мы не знаем вообще ничего и попробовать проработать схему с этой логикой.
Ну а дальше следует проработать всю схему поэтапно и удостовериться, что кирпичиков из блоков вполне хватает. Если это сделать получается, то блок схему мы построили.
Источник
Организация эффективного управления
Главная страница » Блог » Схема бизнес процесса для нетерпеливых
Схема бизнес процесса для нетерпеливых
Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать — эта статья для вас.
Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать.
Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))
Схема бизнес процесса — инструкция для нетерпеливых
1 — Задайте границы процесса
Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать — обозначить события начала и окончания.
2 — Нарисуйте основные блоки процесса
Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.
Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.
3 — Добавьте развилки и другие события
А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.
4 — Обозначьте роли участников процесса
В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие «роль». Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.
По необходимости добавляйте недостающие операции.
5 — Разместите на схеме документы
Документ — это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ — это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.
Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.
6 — Добавьте используемые программы и базы данных
Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.
7 — Расположите инструменты и материалы
Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.
8 — Определите показатели эффективности в бизнес процессе
Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
9 — Свяжите полученную схему с другими процессами
Каждый бизнес процесс — это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.
Связь бизнес процесса с другими процессами
10 — Проверьте полученную модель бизнес процесса
В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:
- С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
- С какими процессами он связан? Чем обменивается?
- Какие операции выполняются? В каком порядке?
- Кто выполняет операции в процессе?
- Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
- Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
- Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?
Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна. Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.